Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie Pulsona personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie unsere Website besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen, ein Kundenkonto nutzen, eine Befragung erstellen oder an einer über Pulsona bereitgestellten Befragung teilnehmen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen, soweit Pulsona selbst über Zwecke und Mittel entscheidet, ist:

Harnack & Ulrich GbR Gründkenliet 109 49479 Ibbenbüren

E-Mail: support@pulsona.de Kontaktformular: https://pulsona.de/kontakt

Datenschutzkontakt: support@pulsona.de

Für Datenschutzanfragen erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter support@pulsona.de oder über das Kontaktformular unter https://pulsona.de/kontakt.

2. Rollen von Pulsona, Kunden und Befragten

Pulsona verarbeitet personenbezogene Daten in unterschiedlichen Rollen.

Pulsona als Verantwortlicher

Pulsona ist Verantwortlicher, wenn wir selbst über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Das betrifft insbesondere:

• Besuch der Website,
• Kontaktanfragen,
• Demo- und Vertriebsprozesse,
• Vertragsabschluss,
• Kundenverwaltung,
• Abrechnung,
• Support,
• technische Sicherheit,
• Administration von Pulsona-Konten,
• eigene Produkt- und Nutzungsanalyse, soweit rechtlich zulässig.

Pulsona als Auftragsverarbeiter

Bei Mitarbeiterbefragungen verarbeitet Pulsona viele Daten im Auftrag des jeweiligen Kunden. In diesen Fällen ist regelmäßig der Kunde der datenschutzrechtlich Verantwortliche, zum Beispiel der Arbeitgeber oder die Organisation, die die Befragung durchführt. Pulsona handelt dann als Auftragsverarbeiter und verarbeitet Daten nach dokumentierten Weisungen des Kunden.

Wenn Sie als Befragte oder Befragter an einer Mitarbeiterbefragung teilnehmen, ist Ihr erster Ansprechpartner für Datenschutzfragen in der Regel die Organisation, die Sie zur Befragung eingeladen hat. Pulsona unterstützt den jeweiligen Kunden bei der Bearbeitung von Anfragen, soweit dies erforderlich und vertraglich vorgesehen ist.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung von Pulsona können unterschiedliche Daten verarbeitet werden.

4. Mitarbeiterbefragungen, Anonymität und Vertraulichkeit

Pulsona ist darauf ausgelegt, Mitarbeiterfeedback strukturiert und verantwortungsvoll auszuwerten. Befragungsergebnisse können aggregiert, segmentiert oder zusammengefasst dargestellt werden. Je nach Konfiguration können einzelne Antworten nicht direkt mit Namen angezeigt werden.

Wichtig ist jedoch: Ob eine Antwort tatsächlich anonym ist, hängt von der konkreten Gestaltung der Befragung, den gewählten Segmenten, der Gruppengröße, dem Inhalt von Freitextantworten und den Einstellungen des Kunden ab. Freitexte können personenbezogene Informationen enthalten, wenn Befragte Angaben machen, die Rückschlüsse auf sie selbst oder andere Personen erlauben.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, Befragungen so zu konfigurieren und zu kommunizieren, dass Befragte nicht irregeführt werden. Insbesondere sollte der Kunde keine weitergehende Anonymität zusagen, als technisch und organisatorisch gewährleistet werden kann.

Pulsona kann technische Schutzmechanismen bereitstellen, zum Beispiel aggregierte Darstellungen, eingeschränkte Segmentierungen oder Mindestgruppengrößen. Welche Schutzmechanismen konkret gelten, richtet sich nach der Produktkonfiguration und der Vereinbarung mit dem Kunden.

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Pulsona ist grundsätzlich nicht darauf ausgelegt, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO zu erheben, etwa Gesundheitsdaten, Angaben zu Gewerkschaftszugehörigkeit, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, politischer Meinung, sexueller Orientierung oder biometrische Daten.

Kunden dürfen solche Daten nur verarbeiten lassen, wenn hierfür eine tragfähige Rechtsgrundlage besteht, die Verarbeitung erforderlich ist, alle Informations- und Schutzpflichten erfüllt werden und die Verarbeitung mit Pulsona vertraglich und technisch abgestimmt ist.

Befragte sollten in Freitextfeldern keine sensiblen Informationen über sich selbst oder andere Personen angeben, sofern dies für die Befragung nicht erforderlich ist.

6. Quellen der Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten insbesondere aus folgenden Quellen:

• direkt von Ihnen, wenn Sie unsere Website nutzen, uns kontaktieren oder ein Konto erstellen,
• von Kunden, wenn diese Nutzerkonten, Kontaktlisten, Gruppen oder Befragungen in Pulsona anlegen,
• von Befragten, wenn diese an einer Befragung teilnehmen,
• automatisch durch technische Systeme, wenn Website, App oder Sicherheitsfunktionen genutzt werden,
• von Dienstleistern, wenn diese im Auftrag von Pulsona oder des Kunden Leistungen erbringen.

7. Empfänger und Dienstleister

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies erforderlich, vertraglich vereinbart oder gesetzlich erlaubt ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister,
• E-Mail- und Versanddienstleister,
• Authentifizierungs- und Sicherheitsdienstleister,
• Zahlungs- und Rechnungsdienstleister,
• Support-, CRM- oder Ticketing-Dienstleister,
• Analyse- und Monitoring-Dienstleister, soweit eingesetzt und zulässig,
• Rechts-, Steuer- und Unternehmensberater,
• Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen, soweit gesetzlich erforderlich,
• Subunternehmer im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

Subprozessoren

Eine aktuelle Liste der eingesetzten Subprozessoren stellen wir Kunden auf Anfrage oder im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags zur Verfügung.

Eingesetzte Dienstleister

8. Drittlandübermittlungen

Wir bevorzugen eine Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Soweit personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden, erfolgt dies nur, wenn hierfür eine geeignete Grundlage besteht. Dazu können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, Standardvertragsklauseln, ergänzende Schutzmaßnahmen oder gesetzliche Ausnahmen gehören.

Die konkret eingesetzten Anbieter und Verarbeitungsorte müssen in der Subprozessorenliste oder im Auftragsverarbeitungsvertrag angegeben werden.

9. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, Ansprüche geltend gemacht oder abgewehrt werden müssen oder eine weitere Speicherung vertraglich zulässig ist.

Typische Speicherfristen sind:

10. Sicherheit

Pulsona trifft technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Missbrauch zu schützen. Dazu können insbesondere gehören:

• Transportverschlüsselung,
• Zugriffskontrollen und Rollenmodelle,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge,
• Trennung von Kundenbereichen,
• Vertraulichkeitsverpflichtungen,
• Datensicherungs- und Wiederherstellungsprozesse,
• Sicherheitsprüfungen,
• Maßnahmen zur Missbrauchserkennung,
• sorgfältige Auswahl und vertragliche Bindung von Dienstleistern.

Keine internetbasierte Datenübertragung und kein IT-System kann absolute Sicherheit garantieren. Pulsona entwickelt Sicherheitsmaßnahmen fortlaufend weiter und orientiert sie an Art, Umfang, Umständen und Risiken der Verarbeitung.

Sicherheitsvorfälle oder Hinweise auf Schwachstellen können an https://pulsona.de/kontakt gemeldet werden.

11. Softwaregestützte Auswertungen und Empfehlungen

Pulsona kann Befragungsdaten softwaregestützt auswerten, zusammenfassen, visualisieren und daraus Orientierungshilfen oder Handlungsempfehlungen ableiten. Diese Funktionen dienen dazu, Muster, Themen und Prioritäten besser sichtbar zu machen.

Pulsona trifft keine rechtlich bindenden Entscheidungen über Beschäftigte und führt keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung gegenüber Befragten durch. Kunden dürfen Auswertungen und Empfehlungen nicht als alleinige Grundlage für arbeitsrechtliche Entscheidungen, Sanktionen oder vergleichbar erhebliche Maßnahmen gegen einzelne Personen verwenden.

Für die softwaregestützte Auswertung setzt Pulsona externe KI-/Analysedienste ein. Diese Anbieter sind in der Subprozessorenliste und im Auftragsverarbeitungsvertrag berücksichtigt.

12. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen,
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft,
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Wenn Pulsona Daten als Auftragsverarbeiter für einen Kunden verarbeitet, kann Pulsona Betroffenenrechte häufig nicht eigenständig erfüllen. In solchen Fällen leiten wir Anfragen, soweit erforderlich und zulässig, an den verantwortlichen Kunden weiter oder unterstützen den Kunden bei der Bearbeitung.

Anfragen können an support@pulsona.de gerichtet werden.

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Unabhängig davon können Sie sich grundsätzlich an jede zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

13. Widerspruchsrecht

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenn personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

14. Einwilligungen

Soweit wir Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Informationen zu Cookies und Ihren Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in unserer Cookie-Erklärung unter /cookies.

15. Cookies und ähnliche Technologien

Informationen zu Cookies, Local Storage, Pixeln und ähnlichen Technologien finden Sie in unserer Cookie-Erklärung unter /cookies.

16. Minderjährige

Pulsona richtet sich nicht an Kinder oder Jugendliche unter 16 Jahren. Kunden dürfen Minderjährige nur dann zu Befragungen einladen oder deren Daten über Pulsona verarbeiten, wenn dies rechtlich zulässig ist und alle erforderlichen Schutzmaßnahmen, Einwilligungen oder sonstigen Voraussetzungen erfüllt sind.

17. Informationen nach der EU-Datenverordnung (Data Act)

Die folgenden Informationen gelten für Pulsona-Kunden, soweit die Regelungen der EU-Datenverordnung über den Wechsel von Datenverarbeitungsdiensten, Datenexport und Interoperabilität auf Pulsona anwendbar sind. Datenschutzrechtliche Anforderungen, insbesondere die DSGVO, bleiben davon unberührt.

17.1 Exportierbare Daten und digitale Assets

Kunden können nach Maßgabe des Vertrags und der Produktfunktionen Daten exportieren, die sie in Pulsona bereitgestellt oder während der Nutzung erzeugt haben. Dazu können gehören:

Die konkrete Exportmöglichkeit hängt vom gebuchten Plan, der Produktfunktion, den Berechtigungen und gesetzlichen Anforderungen ab.

17.2 Nicht exportierbare oder ausgeschlossene Bestandteile

Nicht zu den exportierbaren Kundendaten gehören insbesondere:

• Pulsona-Software, Quellcode, Systemarchitektur, interne Konfigurationen und nicht öffentliche Schnittstellen,
• proprietäre Algorithmen, Modelle, Produktlogik, Sicherheitsmechanismen und Geschäftsgeheimnisse,
• Inhalte, Vorlagen, Benchmarks oder Materialien, die Pulsona oder Dritten gehören und dem Kunden nur zur Nutzung im Service bereitgestellt werden,
• interne Sicherheits-, Betriebs- und Missbrauchsprotokolle, soweit sie nicht als Kundendaten bereitgestellt werden müssen,
• Daten anderer Kunden,
• Daten, deren Export Rechte Dritter, Datenschutz, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten verletzen würde,
• Backups als solche; exportierbar sind die im Produkt verfügbaren Kundendaten, nicht die interne Backup-Infrastruktur.

17.3 Export und Anbieterwechsel

Kunden können exportierbare Daten über die im Produkt bereitgestellten Exportfunktionen abrufen oder einen Export unter support@pulsona.de anfragen. Pulsona kann zur Sicherheit eine Identitäts- und Berechtigungsprüfung verlangen.

Soweit Data-Act-Vorgaben anwendbar sind, unterstützt Pulsona den Kunden nach angemessenem Verfahren beim Wechsel zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst, zu einer kundeneigenen Infrastruktur oder bei der Löschung exportierbarer Daten.

Ein Anbieterwechsel kann insbesondere folgende Schritte umfassen:

1. Anfrage durch einen berechtigten Administrator des Kunden,
2. Prüfung der Berechtigung und des Umfangs,
3. Bereitstellung verfügbarer Exportfunktionen oder Exportdateien,
4. Unterstützung beim Übergang im gesetzlich vorgesehenen Umfang,
5. Bereitstellung eines Abrufzeitraums nach dem Übergang,
6. Löschung oder Anonymisierung nach Ablauf der vereinbarten oder gesetzlichen Fristen.

Soweit gesetzlich anwendbar, beträgt eine Kündigungs- oder Ankündigungsfrist für den Wechsel höchstens zwei Monate. Der Übergang soll nach Ablauf dieser Frist grundsätzlich innerhalb von 30 Kalendertagen erfolgen. Wenn dies aus technischen Gründen nicht möglich ist, informiert Pulsona den Kunden über die Gründe und einen alternativen Zeitplan im gesetzlich zulässigen Rahmen.

Nach Abschluss des Übergangs stellt Pulsona die betreffenden exportierbaren Daten für mindestens 30 Tage zum Abruf bereit, sofern keine andere gesetzliche oder vertragliche Regelung gilt.

17.4 Gebühren für Standardexporte

Pulsona erhebt für im Produkt vorgesehene Standardexporte keine gesonderten Gebühren, sofern nicht im jeweiligen Plan oder Vertrag ausdrücklich etwas anderes vereinbart und gesetzlich zulässig ist.

Individuelle Zusatzleistungen, komplexe Sonderexporte, kundenspezifische Migrationsunterstützung oder Beratungsleistungen können nach vorheriger Vereinbarung vergütet werden, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

17.5 Interoperabilität und technische Grenzen

Pulsona stellt exportierbare Daten, soweit verfügbar, in strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Formaten bereit. Eine vollständige Kompatibilität mit jedem Drittanbieter, jeder Zielsoftware oder jeder kundeneigenen Infrastruktur kann nicht zugesagt werden.

Pulsona ist nicht verpflichtet, Geschäftsgeheimnisse, interne Sicherheitsinformationen, Quellcode, proprietäre Logik oder Rechte Dritter offenzulegen, soweit eine solche Offenlegung gesetzlich nicht erforderlich ist.

17.6 Infrastruktur und internationale Zugriffe

Pulsona wird derzeit betrieben über:

Hosting-Anbieter: Supabase Inc. (Datenbank, Authentifizierung) Verarbeitungsregion: EU (Frankfurt / eu-central-1, soweit konfiguriert) Anwendbare Vertrags- und Datenschutzinformationen: Supabase Inc. (Datenbank, Authentifizierung), EU (Frankfurt / eu-central-1, soweit konfiguriert)

Pulsona trifft angemessene organisatorische, technische und vertragliche Maßnahmen, um unrechtmäßige Zugriffe auf nicht personenbezogene und personenbezogene Daten zu verhindern. Dazu können insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, Protokollierung, Anbieterprüfungen, vertragliche Zusagen und eine rechtliche Prüfung behördlicher Anfragen gehören.

Soweit Pulsona gesetzlich zulässigerweise über eine Anfrage einer Behörde aus einem Drittland informieren darf und eine solche Information erforderlich ist, informiert Pulsona betroffene Kunden nach Maßgabe der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Pulsona, unsere Verarbeitungsvorgänge, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf Pulsona.de abrufbar.

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