Nutzungsbedingungen und AGB

Diese Nutzungsbedingungen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Nutzung von Pulsona. Pulsona ist eine Softwarelösung für Mitarbeiterbefragungen, Pulschecks, Auswertungen und daraus abgeleitete Orientierung für HR, Geschäftsführung und Führungsteams.

1. Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der Website, der webbasierten Anwendung, Kundenkonten, Befragungsfunktionen, Reports, Exporte, Supportleistungen und sonstigen Leistungen von Pulsona, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

Pulsona richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB sind nicht Zielgruppe des Angebots.

Zusätzlich zu diesen Bedingungen gelten, soweit einschlägig:

• die Datenschutzerklärung,
• die Cookie-Erklärung,
• die Richtlinie zur zulässigen Nutzung,
• ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag,
• ein Angebot, Bestellformular, Order Form oder eine individuelle Vereinbarung.

Bei Widersprüchen gilt folgende Reihenfolge, soweit gesetzlich zulässig:

1. individuelle schriftliche Vereinbarung oder Order Form,
2. Auftragsverarbeitungsvertrag für Fragen der Auftragsverarbeitung,
3. diese Nutzungsbedingungen,
4. ergänzende Richtlinien wie Cookie-Erklärung und Richtlinie zur zulässigen Nutzung.

2. Begriffe

Pulsona bezeichnet die von Harnack & Ulrich GbR bereitgestellte Software, Website und zugehörige Leistungen.

Kunde ist die Organisation, die Pulsona nutzt, testet, bestellt oder mit Pulsona einen Vertrag schließt.

Nutzer sind Personen, die für einen Kunden ein Konto erhalten, zum Beispiel Administratoren, HR-Verantwortliche, Führungskräfte oder andere berechtigte Personen.

Befragte sind Personen, die an einer über Pulsona bereitgestellten Befragung teilnehmen, zum Beispiel Mitarbeitende des Kunden.

Kundeninhalte sind Daten, Texte, Fragen, Antwortoptionen, Kontaktlisten, Organisationsmerkmale, Befragungsantworten, Freitextantworten, Exporte, Notizen, Maßnahmen und sonstige Inhalte, die durch den Kunden, seine Nutzer oder Befragte in Pulsona eingegeben, hochgeladen, übermittelt oder erzeugt werden.

Service bezeichnet die Gesamtheit der von Pulsona bereitgestellten Funktionen, einschließlich Befragungen, Auswertungen, Dashboards, Reports, Empfehlungen, Exporte, Integrationen und Support.

3. Vertragsschluss und Nutzerkonto

Ein Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde ein Angebot von Pulsona annimmt, ein Bestellformular abschließt, ein Konto erstellt, einen kostenpflichtigen Plan aktiviert oder Pulsona auf sonstige Weise mit Zustimmung von Pulsona nutzt.

Die Person, die für einen Kunden ein Konto erstellt oder eine Bestellung auslöst, versichert, zur Vertretung oder Beauftragung des Kunden berechtigt zu sein. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass alle von ihm benannten Nutzer berechtigt sind, Pulsona im Namen des Kunden zu verwenden.

Der Kunde muss Kontaktdaten, Rechnungsdaten und Administratordaten aktuell halten. Nachrichten an die zuletzt hinterlegte E-Mail-Adresse gelten als zugegangen, soweit gesetzlich zulässig und keine Umstände entgegenstehen.

Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Der Kunde ist für Aktivitäten verantwortlich, die über seine Nutzerkonten erfolgen, soweit er diese zu vertreten hat. Bei Verdacht auf unbefugte Nutzung muss der Kunde Pulsona unverzüglich informieren.

4. Leistungsumfang

Pulsona stellt eine webbasierte Software zur Verfügung, mit der Kunden Mitarbeiterbefragungen und ähnliche Feedbackprozesse vorbereiten, durchführen, auswerten und nachverfolgen können. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus dem jeweils gebuchten Plan, dem Angebot, der Produktbeschreibung oder einer individuellen Vereinbarung.

Zu den Funktionen können insbesondere gehören:

• Erstellung und Verwaltung von Befragungen,
• Nutzung von Vorlagen und wiederverwendbaren Befragungsformaten,
• Versand oder Bereitstellung von Befragungslinks,
• Erfassung von Antworten,
• aggregierte und strukturierte Auswertungen,
• Darstellung von Trends, Themen und Prioritäten,
• softwaregestützte Empfehlungen oder Orientierungshilfen,
• Exporte und Reports,
• Nutzer- und Rollenverwaltung,
• Support und technische Administration.

Pulsona schuldet keine bestimmten Ergebnisse, Rücklaufquoten, Zufriedenheitswerte, Kulturveränderungen, arbeitsrechtlichen Bewertungen oder organisatorischen Verbesserungen. Die Auswertungen und Empfehlungen dienen der Orientierung und Entscheidungsunterstützung. Sie ersetzen nicht die Prüfung durch HR, Geschäftsführung, Datenschutzverantwortliche, Rechtsberatung, Betriebsrat oder andere zuständige Stellen.

5. Änderungen des Services und Verfügbarkeit

Pulsona darf den Service weiterentwickeln, verbessern, an technische, rechtliche oder sicherheitsbezogene Anforderungen anpassen und Funktionen ändern, sofern dadurch berechtigte Interessen des Kunden nicht unangemessen beeinträchtigt werden.

Pulsona bemüht sich um eine zuverlässige Verfügbarkeit des Services. Eine jederzeit unterbrechungsfreie Verfügbarkeit wird jedoch nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich in einem Service Level Agreement vereinbart wurde. Wartungsarbeiten, Updates, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen von Infrastruktur- oder Drittanbietern sowie Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs von Pulsona können zu Einschränkungen führen.

Soweit möglich und zumutbar, informiert Pulsona über geplante Wartungsarbeiten oder wesentliche Einschränkungen.

6. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist für die rechtmäßige Nutzung von Pulsona verantwortlich. Dazu gehört insbesondere, dass der Kunde:

• eine geeignete Rechtsgrundlage für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen prüft und dokumentiert,
• Informationspflichten gegenüber Befragten erfüllt,
• Mitbestimmungs- und Beteiligungsrechte, insbesondere von Betriebsräten oder vergleichbaren Arbeitnehmervertretungen, prüft und beachtet,
• Befragte klar über Zweck, Umfang, Freiwilligkeit, Anonymität oder Vertraulichkeit und Umgang mit Ergebnissen informiert,
• keine irreführenden Aussagen zur Anonymität macht,
• keine Daten eingibt, die für den jeweiligen Befragungszweck nicht erforderlich sind,
• keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten erhebt, sofern hierfür keine tragfähige Rechtsgrundlage und keine entsprechende vertragliche und technische Klärung besteht,
• Pulsona nicht zur Überwachung einzelner Beschäftigter, zur Umgehung von Schutzmechanismen oder zur nachträglichen Identifizierung einzelner Befragter verwendet,
• Ergebnisse nicht als alleinige Grundlage für arbeitsrechtliche Entscheidungen, Sanktionen oder vergleichbare Maßnahmen gegen Einzelpersonen verwendet,
• Nutzerrechte sorgfältig vergibt und entzieht,
• Einladungslisten, Gruppen, Segmentierungen und Rollen aktuell hält,
• alle anwendbaren Gesetze, internen Richtlinien und diese Bedingungen einhält.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass Befragungen so gestaltet werden, dass Freitextantworten und Segmentierungen nicht unbeabsichtigt zur Identifizierung einzelner Personen führen. Pulsona kann technische Funktionen bereitstellen, die eine verantwortungsvolle Auswertung unterstützen; die inhaltliche und organisatorische Verantwortung des Kunden bleibt hiervon unberührt.

Der Kunde stellt sicher, dass er zur Verwendung von Verteilerlisten, Kontaktadressen und sonstigen personenbezogenen Daten berechtigt ist und dass die Informationen an Befragte rechtzeitig, klar und vollständig erfolgen.

7. Kundeninhalte und Nutzungsrechte

Der Kunde behält alle Rechte an seinen Kundeninhalten. Pulsona erwirbt kein Eigentum an Kundeninhalten.

Der Kunde räumt Pulsona für die Dauer des Vertrags die Rechte ein, Kundeninhalte zu hosten, zu speichern, zu verarbeiten, zu übertragen, anzuzeigen, auszuwerten, zu sichern, zu exportieren und anderweitig zu nutzen, soweit dies erforderlich ist, um den Service bereitzustellen, zu warten, zu schützen, zu verbessern, Support zu leisten, rechtliche Pflichten zu erfüllen oder dokumentierte Weisungen des Kunden umzusetzen.

Pulsona darf aggregierte, anonymisierte oder anderweitig nicht personenbezogene technische und nutzungsbezogene Informationen verwenden, um den Service zu betreiben, zu sichern, statistisch zu verstehen und weiterzuentwickeln. Dabei dürfen keine vertraulichen Kundeninhalte offengelegt und keine Befragten identifiziert werden.

Sofern Pulsona anonymisierte Ergebnisdaten für interne Vergleichswerte, Qualitätsanalysen oder Produktverbesserungen nutzt, erfolgt dies nur in anonymisierter oder hinreichend aggregierter Form, sodass weder einzelne Personen noch einzelne Kunden identifizierbar sind.

Der Kunde versichert, dass er über alle erforderlichen Rechte und Befugnisse verfügt, um Kundeninhalte in Pulsona einzustellen und verarbeiten zu lassen.

8. Rechte an Pulsona

Alle Rechte an Pulsona, einschließlich Software, Quellcode, Benutzeroberflächen, Designs, Marken, Logos, Datenbankstrukturen, Systemlogik, Vorlagen, Standardinhalten, Reportschemata und Dokumentation, verbleiben bei Pulsona oder den jeweiligen Rechteinhabern.

Der Kunde erhält nur die einfachen, nicht ausschließlichen, nicht übertragbaren und zeitlich auf die Vertragsdauer beschränkten Nutzungsrechte, die zur vertragsgemäßen Nutzung des Services erforderlich sind.

Ohne vorherige Zustimmung von Pulsona darf der Kunde den Service nicht kopieren, weiterverkaufen, vermieten, unterlizenzieren, öffentlich zugänglich machen, rückentwickeln, dekompilieren, verändern oder zum Aufbau eines konkurrierenden Produkts verwenden, soweit dies nicht gesetzlich zwingend erlaubt ist.

9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit Pulsona personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, handelt Pulsona als Auftragsverarbeiter und der Kunde als Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. In diesem Fall schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Auftragsverarbeitungsvertrag wird dem Kunden auf Anfrage bereitgestellt.

Pulsona verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden, seiner Nutzer und Befragten nur im Rahmen der vertraglichen Vereinbarung, der dokumentierten Weisungen des Kunden, der Datenschutzerklärung und der gesetzlichen Vorgaben.

Der Kunde bleibt verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die Auswahl der Befragungsinhalte, die Information der betroffenen Personen, die Berücksichtigung arbeitsrechtlicher und mitbestimmungsrechtlicher Anforderungen sowie die Bewertung, ob und in welchem Umfang bestimmte Daten verarbeitet werden dürfen.

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Pulsona finden sich in der Datenschutzerklärung unter /datenschutz.

10. Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich. Vertrauliche Informationen sind alle Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder bei verständiger Betrachtung als vertraulich anzusehen sind, insbesondere Geschäftsgeheimnisse, technische Informationen, Kundeninhalte, Sicherheitsinformationen, Vertragsunterlagen, Preise und nicht öffentliche Produktinformationen.

Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die ohne Verstoß gegen diese Bedingungen öffentlich bekannt sind, rechtmäßig von Dritten erhalten wurden, unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund gesetzlicher, gerichtlicher oder behördlicher Verpflichtung offengelegt werden müssen.

11. Vergütung, Rechnungen und Zahlung

Die Vergütung richtet sich nach dem gebuchten Plan, dem Angebot, dem Bestellformular oder einer individuellen Vereinbarung. Soweit nicht anders angegeben, verstehen sich Preise als Nettopreise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig, sofern nicht anders vereinbart. Der Kunde ist für korrekte Rechnungsdaten verantwortlich.

Bei Zahlungsverzug kann Pulsona nach angemessener Vorankündigung den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen einschränken oder aussetzen, soweit dies verhältnismäßig ist und der Kunde den Verzug zu vertreten hat. Weitere gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

Rückerstattungen erfolgen nur, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder ausdrücklich vereinbart. Nicht genutzte Zeiträume, Nutzerkontingente oder Funktionen begründen keinen Rückerstattungsanspruch, sofern nicht etwas anderes vereinbart wurde.

Preisänderungen für laufende Vertragsverhältnisse erfolgen nur für zukünftige Abrechnungszeiträume und mit angemessener Vorankündigung, soweit keine individuelle Vereinbarung entgegensteht.

12. Laufzeit und Kündigung

Die Laufzeit ergibt sich aus dem gebuchten Plan, dem Angebot, dem Bestellformular oder einer individuellen Vereinbarung. Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, verlängert sich ein laufender Vertrag jeweils um die ursprünglich vereinbarte Vertragsdauer. Kündigungsfristen, Verlängerungslogik und Abrechnungszeiträume müssen im Bestellprozess und in diesen Bedingungen übereinstimmen.

Ist keine feste Laufzeit vereinbart, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Abrechnungszeitraums gekündigt werden.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund kann insbesondere vorliegen, wenn:

• eine Partei wesentliche Vertragspflichten erheblich verletzt und den Verstoß trotz angemessener Fristsetzung nicht behebt,
• der Kunde mit Zahlungen erheblich in Verzug gerät,
• der Service rechtswidrig, missbräuchlich oder sicherheitsgefährdend genutzt wird,
• die Fortsetzung des Vertrags für eine Partei unzumutbar ist.

Nach Vertragsende kann der Kunde seine exportierbaren Daten für mindestens 30 Tage abrufen, sofern keine kürzere oder längere gesetzliche Frist, individuelle Vereinbarung oder Weisung des Kunden gilt. Danach darf Pulsona Kundeninhalte löschen oder anonymisieren, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Sicherheitsgründe, offene Ansprüche oder andere rechtliche Gründe entgegenstehen. Backups werden im Rahmen der üblichen Backup-Zyklen gelöscht oder überschrieben.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, vor Vertragsende erforderliche Exporte vorzunehmen.

13. Testzugänge, Beta-Funktionen und Vorschaufunktionen

Pulsona kann kostenlose Testzugänge, Pilotphasen, Beta-Funktionen oder Vorschaufunktionen bereitstellen. Solche Funktionen dienen der Erprobung und können jederzeit geändert, eingeschränkt oder eingestellt werden.

Soweit ein Testzugang zeitlich begrenzt ist, endet er automatisch mit Ablauf der angegebenen Dauer. Eine automatische Umwandlung in einen kostenpflichtigen Vertrag erfolgt nur, wenn dies im Bestellprozess ausdrücklich und transparent vereinbart wurde.

Beta- oder Vorschaufunktionen können unvollständig sein, Fehler enthalten oder sich noch ändern. Sie sollten nicht als alleinige Grundlage für kritische Entscheidungen verwendet werden, sofern Pulsona nicht ausdrücklich etwas anderes bestätigt.

14. Integrationen, Subprozessoren und Drittanbieter

Pulsona kann zur Erbringung des Services Subprozessoren und andere Drittanbieter einsetzen, insbesondere für Hosting, E-Mail-Versand, technische Infrastruktur, Support, Fehleranalyse, Sicherheitsfunktionen und sonstige unterstützende Leistungen. Pulsona bleibt für die von ihr eingesetzten Subprozessoren im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben verantwortlich.

Eine aktuelle Liste wesentlicher Subprozessoren wird auf einer gesonderten Unterseite oder im Auftragsverarbeitungsvertrag bereitgestellt. Änderungen wesentlicher Subprozessoren werden dem Kunden mit angemessener Frist vorab mitgeteilt, soweit dies rechtlich und praktisch möglich ist.

Soweit ein Kunde aufgrund einer solchen Änderung berechtigte, wesentliche Einwände hat, kann er Pulsona hierüber informieren. Pulsona wird die Einwände nach Treu und Glauben prüfen und, soweit angemessen, eine zumutbare Lösung anbieten.

Pulsona kann Schnittstellen oder Integrationen zu Drittanbietern bereitstellen. Der Kunde entscheidet, ob und wie solche Integrationen genutzt werden. Für Drittanbieterdienste gelten zusätzlich die Bedingungen und Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Pulsona übernimmt keine Verantwortung für Dienste Dritter, soweit diese nicht von Pulsona kontrolliert werden. Pulsona gewährleistet nicht, dass Integrationen dauerhaft unverändert verfügbar bleiben, wenn Drittanbieter ihre Systeme, Schnittstellen oder Bedingungen ändern.

15. Zulässige Nutzung

Der Kunde und seine Nutzer müssen die Richtlinie zur zulässigen Nutzung unter /zulaessige-nutzung einhalten. Pulsona darf Inhalte, Funktionen oder Konten einschränken, sperren oder entfernen, wenn eine Nutzung gegen Gesetze, Rechte Dritter, diese Bedingungen, die Richtlinie zur zulässigen Nutzung oder Sicherheitsanforderungen verstößt.

Soweit möglich und zumutbar, informiert Pulsona den Kunden vor oder unverzüglich nach einer Maßnahme über den Grund. Eine Vorabinformation kann unterbleiben, wenn sie gesetzlich verboten ist, Sicherheitsrisiken erhöht, die Integrität des Services gefährdet oder die Rechte Dritter beeinträchtigen würde.

16. Gewährleistung

Für kostenpflichtige Leistungen gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte, soweit nicht in diesen Bedingungen wirksam etwas anderes geregelt ist.

Pulsona bemüht sich, Fehler nachvollziehbar zu prüfen und angemessen zu beheben. Der Kunde muss erkennbare Mängel oder Störungen möglichst zeitnah melden und dabei zumutbare Informationen zur Fehleranalyse bereitstellen.

Pulsona gewährleistet nicht, dass der Service für jeden denkbaren Zweck des Kunden geeignet ist, bestimmte HR-Ergebnisse erzielt, eine bestimmte Rücklaufquote erreicht oder Entscheidungen des Kunden rechtlich, organisatorisch oder wirtschaftlich richtig sind.

17. Haftung

Pulsona haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Schäden aufgrund vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang ausdrücklich übernommener Garantien.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Pulsona nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden, Erfüllungsgehilfen und Beauftragten von Pulsona.

Für den Verlust von Daten haftet Pulsona nach Maßgabe der vorstehenden Regelungen nur, soweit der Schaden auch bei ordnungsgemäßer und zumutbarer Datensicherung, Exportmöglichkeit oder sonstiger Vorsorge durch den Kunden entstanden wäre. Gesetzliche Pflichten von Pulsona zur Datensicherung bleiben unberührt.

18. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Nichterfüllung, soweit diese auf Ereignissen beruhen, die außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegen, zum Beispiel Naturereignisse, Krieg, Terror, Streiks, behördliche Maßnahmen, Ausfälle von Stromnetzen, Internetinfrastruktur, Rechenzentren oder Drittanbietern, soweit die betroffene Partei diese Ereignisse nicht zu vertreten hat.

Die betroffene Partei informiert die andere Partei, soweit möglich und zumutbar, über Beginn und voraussichtliche Dauer der Beeinträchtigung.

19. Änderungen dieser Bedingungen

Pulsona kann diese Bedingungen ändern, wenn hierfür ein sachlicher Grund besteht, insbesondere bei Änderungen der Rechtslage, der Rechtsprechung, technischer Anforderungen, Sicherheitsanforderungen, Produktfunktionen oder Geschäftsprozesse.

Pulsona informiert Kunden über wesentliche Änderungen mit angemessener Frist. Wenn eine Änderung die vertragliche Position des Kunden nicht nur unerheblich beeinträchtigt und nicht aufgrund gesetzlicher oder sicherheitsbezogener Anforderungen erforderlich ist, kann der Kunde der Änderung widersprechen oder den Vertrag nach Maßgabe der Mitteilung beenden.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf Pulsona.de bereitgestellt.

20. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingende gesetzliche Vorschriften bleiben unberührt.

Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag der Sitz von Pulsona, soweit gesetzlich zulässig.

21. Schlussbestimmungen

Der Kunde darf Rechte oder Pflichten aus dem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung von Pulsona übertragen, soweit keine gesetzliche Ausnahme gilt.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt, soweit dies gesetzlich zulässig ist. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

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